「マネジメント通信」業務効率を上げて働き方改革にも備えるためには何から手をつけるべきか

■働き方改革でより一層求められる業務の効率化

働き方改革により残業の禁止や労働時間の短縮、有休の消化などが求められるようになる中、企業ではより効率的な業務運営が求められます。
業務の量は変わらないか、より増えていくにもかかわらず、残業などのオーバーワークを強いることなく、短時間で効率的かつ品質は保って行わなくてはなりません。
特に中小企業やベンチャー企業などの人手が限られた企業では、どのように効率性を高めていくのかは大きな課題です。
どこから業務改善に手を付けていけばよいのか、それは企業ごとにも異なります。
現在の業務の流れや組織構造を洗いだし、無理、無駄、非効率が生じていないかを分析していきましょう。
見つかった問題や課題に優先順位をつけ、改善の必要性や緊急性が高い部分から手を付けるのがおすすめです。

■社内での業務改善

現場での業務の流れややり方を確認し、実際に現場で担当をする人に仕事のやりやすさややりにくさ、問題点や悩みなどをヒアリングします。
もっとこうしたほうがよい、このほうがやりやすいといった現場の意見やニーズも吸い上げ、実際の業務遂行に適した方法を練り直すのがおすすめです。
かつては上手くいっていたことも業務量の増大や複雑化で機能していない場合もあります。
また、長い間にいつの間にか少しずつ変質され、業務が滞ったり、スムーズに流れなくなっていることもあるかもしれません。
よい方向に改善されているケースであれば、全社的に採用して新たなスタンダードにする、非効率な方向に改悪されているのであれば、その原因を解明したうえで適切な方向へと転換を図っていくことが必要です。

■システムやIOT、AIなどの活用

人手不足を補うために業務をサポートすることや短縮化を助けるシステムの導入や開発、見直しをはじめ、新しい技術としてのIOTやAIなどの導入も積極的に検討していきましょう。
導入コストや開発コストなどのイニシャルコストや保守コストなどはかかりますが、少子化で今後、人材はより減少しても、大きく増えることは期待できない以上、会社が生き残っていくうえでも必要なコストと言えます。
どの業務にどんなシステムを採用すれば、従業員が効率よく快適に働けるのかをよく検討することが大切です。
かえって使いにくいシステムを導入しても、コストの無駄になってしまい、従業員が仕事をしにくくなり、辞めてしまうリスクも高まります。
現場の声も採り入れながら、時間をかけて満足のいくシステムの開発や導入に取り組みましょう。
遠方の営業所や本社、支社、工場や物流センターをインターネットでつないで、リアルタイムで同じ状況を共有でき、人間が移動しなくても顔を合わせているかのように仕事ができるIOTの導入も検討に値します。
また、基本的な判断をAIに任せ、専門的な判断や人間にしかできない業務に集中させることでも業務の効率化や改善が期待できます。

■アウトソーシングの利用や派遣社員などの利用

社内だけではオーバーフローしているケースやシステム開発のコストがかかり過ぎて導入が難しいケースなら、アウトソーシングを利用するのも一つの方法です。
専門的な部分を外部業者に任せることで、業務負担が軽減して、社内業務が効率化されます。
また、必要に応じて繁忙期などに派遣社員を一時的に雇うなども検討に値します。