「マネジメント通信」会議をけん引するファシリテーションスキル

■効率よく行うことが求められる中小・ベンチャー企業

会社において会議は欠かすことのできないものですが、この会議の時間が習慣的に長い会社は多いでしょう。
さらに、会議は3時間以上かかるのは当たり前という意識が根付いているところや、それを不思議に思わない人が多いところは、企業の生産性や仕事の効率を著しく下げているのは明らかです。
中小企業及びベンチャー企業においては、会議そのものは不可欠ではあるもののいかに短時間で終えてそれぞれの仕事に戻り、会議の結果をすぐに反映させていけるかが、企業の業績にダイレクトに響いてきます。
そのため、経営者としては会議をけん引するファシリテーションと、ファシリテーターに期待するところが大企業に比べて大きくなっているでしょう。

■ファシリテーションとは

ファシリテーションとは、会議がスムーズに進むように支援することをいいます。
中小企業やベンチャー企業の場合、会議自体はレンタルスペースを利用して行うことも多いため、時間が長引けば長引くほど経費がかさんでいきます。
そのため、会議がスムーズに運ぶように事前に支援するファシリテーションがしっかりしているのといないのとでは、会議をすればするほど経費がかさんで仕方がないという状態になってしまうわけです。
経費を削減することは、売上を上げることと並んで大事なことですので、経営者としては会議におけるファシリテーションは、必要不可欠であるといっても過言ではありません。

■ファシリテーションを行うのがファシリテーター

会議がスムーズに進むようにファシリテーションを行う人のことを、ファシリテーターといいます。
いわば会議の進行役を務める人のことで、ファシリテーター次第で会議の時間は大きく左右されます。
ただし、ファシリテーターが会議を取り仕切るわけではなく、あくまでも支援を行う役目ですので、ファシリテーターがいたとしても、すべての会議を短時間で効率よく終わらせられるわけではありません。
とはいえ、ファシリテーターが会議を円滑に効率よく進めるためのファシリテーションのポイントを知っているのであれば、かなり時間が短縮できる効率の良い会議にできる可能性があります。

■けん引役として知っておくべきこと

会議のけん引役であるファシリテーターが知っておくべきファシリテーションのポイントは、大きく分けると4つあります。
まずは集まりやすく、なおかつ話しやすい議場作りです。
これによって、様々な意見が出てくるでしょうから、これをひとまずすべて受け止めます。
すべての意見が出そろったところで、意見を整理し重要と考えられる要素を絞り込みます。
絞り込んだ内容をまとめ、これを参加者全員にはかったところ、満場一致で賛成となれば、これで会議は終了です。

■実際に行うにはスキルが必要

ファシリテーターの公的資格はありませんが、民間資格を取得することはできます。
大勢の人から意見を引き出し、要点をまとめて絞り込み、内容をまとめて参加者全員にはかるというのは、言うは易く行うは難しです。
これをスムーズに行うためにはスキルが必要なのはまちがいないことから、経営者にとってファシリテーターのスキルを持った人材は、企業運営において欠かせない重要人物と評価していることでしょう。